El temario oficial del dominio 4 de SC-900 (20–25%) pone uno al lado del otro elementos con nombres casi idénticos: "etiquetas de confidencialidad y directivas de etiquetas de confidencialidad" y "directivas de retención, etiquetas de retención y directivas de etiquetas de retención". Las preguntas evalúan justo esa diferencia. Si no distingues qué decide una etiqueta y qué decide una directiva de etiquetas, o a qué nivel se aplica una directiva de retención frente a una etiqueta de retención, las cuatro opciones empiezan a parecer correctas.
Este artículo ordena la protección de la información y la administración del ciclo de vida de los datos de Microsoft Purview en la secuencia "conocer los datos → protegerlos → conservarlos y eliminarlos". Cubre los tipos de información confidencial y los clasificadores que se pueden entrenar, el Explorador de contenido y el Explorador de actividad, las etiquetas de confidencialidad y sus directivas, las directivas y etiquetas de retención, la administración de registros y la gobernanza de datos.
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Clasificación de Datos: Primero Saber Qué Es Confidencial
Una biblioteca puede tener un millón de libros, pero sin signaturas nadie sabe dónde están las ediciones raras. Con los datos pasa lo mismo. Antes de aplicar cualquier directiva de protección hay que encontrar qué documentos y correos contienen información confidencial, y Purview ofrece tres formas de clasificarlos automáticamente.
| Método | Cómo encuentra coincidencias | Ideal para | |------|------|------| | Tipos de información confidencial (SIT) | Patrones como expresiones regulares, palabras clave y sumas de comprobación | Números de tarjeta de crédito, pasaporte o cuenta bancaria | | Coincidencia exacta de datos (EDM) | Comprueba si coincide exactamente con valores reales de una base de datos de la organización | ID de empleados, números de historia clínica, números de cliente | | Clasificadores que se pueden entrenar | La IA y el aprendizaje automático deciden qué tipo de documento es | Contratos, currículos, facturas, código fuente |
Cómo Decide un Tipo de Información Confidencial
Un tipo de información confidencial no da por hecho que cualquier número de nueve dígitos sea un número de la Seguridad Social. También comprueba si cerca aparece una palabra como "Social Security Number" y fija un nivel de confianza en función de ello.
| Componente | Significado | |------|------| | Elemento principal | El patrón principal que busca (expresión regular, lista de palabras clave, función, etc.) | | Elementos de apoyo | Pruebas que hacen más probable la coincidencia (por ejemplo, palabras clave relacionadas cerca) | | Nivel de confianza | Bajo, medio o alto; cuanto más alto, menos falsos positivos, aunque puede pasar por alto más coincidencias | | Proximidad | A cuántos caracteres del elemento principal deben estar los elementos de apoyo |
Puedes usar tal cual los tipos integrados que mantiene Microsoft o copiar uno para crear un tipo personalizado adaptado a tu organización. Las clasificaciones que definas se comparten entre las directivas de DLP, el etiquetado automático de etiquetas de confidencialidad y de retención, la administración de riesgos internos y el cumplimiento de comunicaciones.
Clasificadores que se Pueden Entrenar
Los clasificadores que se pueden entrenar juzgan por la naturaleza del contenido, no por un patrón. Hay clasificadores preentrenados que Microsoft ya entrenó y que puedes usar de inmediato (currículos, documentos financieros, acoso y más). Si ninguno encaja, entrenas el tuyo con muestras que sin duda pertenecen a la categoría y muestras que sin duda no, compruebas su precisión y lo publicas. Recuerda que los clasificadores no funcionan con elementos cifrados.
Consejo para el examen: "información con un formato fijo, como los números de tarjeta de crédito" es un tipo de información confidencial, "una coincidencia exacta con valores reales de una base de datos" es EDM y "un tipo de documento claro sin patrón fijo, como los contratos" es un clasificador que se puede entrenar.
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Explorador de Contenido vs Explorador de Actividad
Cuando la clasificación termina, hace falta una ventana para ver los resultados. Un inventario de almacén muestra "qué hay ahora, cuánto y dónde", mientras que un registro de salidas muestra "quién se llevó qué". Los dos exploradores de Purview se reparten esos papeles.
| Aspecto | Explorador de contenido | Explorador de actividad | |------|------|------| | Qué muestra | Una instantánea actual de los elementos con etiqueta de confidencialidad o de retención, o clasificados como tipo de información confidencial | Las acciones de los usuarios sobre contenido detectado o etiquetado | | Pregunta que responde | ¿Qué datos confidenciales tenemos, cuántos y dónde? | ¿Quién hizo qué con esos datos? | | Ejemplo típico | Número de archivos con números de tarjeta de crédito en Exchange, SharePoint y OneDrive | Etiqueta rebajada de Confidencial a General, archivo copiado a USB, documento impreso | | Acceso | Puede mostrar el contenido de los archivos, por eso solo acceden grupos de roles designados | Los filtros muestran detalles por etiqueta, usuario y actividad |
Consejo para el examen: "qué hay y dónde" es el Explorador de contenido, y "qué actividad hubo" es el Explorador de actividad. El Explorador de actividad también recibe señales de la DLP de punto de conexión, así que muestra impresiones y copias a USB en dispositivos Windows y macOS.
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Etiquetas de Confidencialidad: un Sello de Protección que Viaja con el Archivo
Piensa en el sello de "Confidencial" de un documento en papel. Vaya donde vaya el documento, el sello va con él. Una etiqueta de confidencialidad se guarda en texto no cifrado en los metadatos de un documento o correo, de modo que viaja junto con su configuración de protección aunque el archivo se copie o se adjunte a un mensaje. Un elemento solo puede llevar una etiqueta de confidencialidad a la vez.
| Qué puede hacer una etiqueta | Ejemplo | |------|------| | Cifrado | Solo los usuarios y grupos indicados pueden abrir el contenido, con acciones y duración definidas | | Marcado de contenido | Añade marcas de agua, encabezados o pies de página | | Etiquetado automático o recomendado | Aplica la etiqueta automáticamente, o la recomienda al usuario, cuando encuentra un tipo de información confidencial | | Protección de contenedores | Controla la configuración de acceso de Teams, grupos de Microsoft 365 y sitios de SharePoint | | Extensión a aplicaciones de terceros | Otras aplicaciones pueden leer etiquetas y aplicar protección mediante el SDK de Microsoft Information Protection | | Solo clasificación | Añade una etiqueta sin cifrado ni marcado, para generar informes de uso |
Ámbitos de las Etiquetas
Al crear una etiqueta eliges su ámbito, que decide en qué tipo de contenido se puede usar.
| Ámbito | Abarca | |------|------| | Archivos y otros recursos de datos | Archivos de Word, Excel, PowerPoint y PDF, además de elementos de Fabric y Power BI | | Correos electrónicos | Mensajes de Outlook | | Reuniones | Eventos de calendario, opciones de reunión de Teams y chat de Teams | | Grupos y sitios | Sitios de SharePoint, sitios de Teams y grupos de Microsoft 365 (los archivos que contienen no se etiquetan automáticamente) |
Directivas de Etiquetas de Confidencialidad
Crear una etiqueta no basta para que alguien la use. Una etiqueta solo aparece en las aplicaciones de Office de un usuario cuando se publica mediante una directiva de etiquetas de confidencialidad. Esto es lo que decide una directiva de etiquetas.
Qué usuarios y grupos pueden ver las etiquetas Una etiqueta predeterminada que se aplica automáticamente a documentos y correos nuevos Si los usuarios deben justificar que bajan o quitan una etiqueta El etiquetado obligatorio, que obliga a elegir una etiqueta antes de guardar o enviar Un vínculo a una página de ayuda personalizada que explica qué significa cada etiqueta
Consejo para el examen: la etiqueta decide qué proteger y cómo; la directiva de etiquetas decide quién la ve y con qué reglas. "Aplicar una etiqueta predeterminada a todos los documentos nuevos" y "pedir una justificación al bajar una etiqueta" son opciones de la directiva de etiquetas, no de la etiqueta.
Artículo relacionado: Cumplimiento y Protección de Información con Purview
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Directivas de Retención vs Etiquetas de Retención vs Directivas de Etiquetas de Retención
Una norma de comunidad de vecinos como "cada vivienda separa el reciclaje" se aplica igual a todo el edificio. Una pegatina de "guardar 10 años" en una caja de mudanza se aplica solo a esa caja y la acompaña cuando se mueve. La directiva de retención es la norma de la comunidad y la etiqueta de retención es la pegatina.
La configuración de retención produce uno de tres resultados: solo conservar (durante un periodo o para siempre), solo eliminar después de un periodo, o conservar durante un periodo y después eliminar. El contenido con configuración de retención se queda en su ubicación original y, si un usuario lo edita o lo elimina, se guarda automáticamente una copia del original en una ubicación segura que los usuarios no ven. La retención se aplica a Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams y Viva Engage.
| Aspecto | Directiva de retención | Etiqueta de retención | |------|------|------| | Nivel de aplicación | Nivel de contenedor, como un sitio o un buzón | Nivel de elemento, como un documento, correo o carpeta | | Varias en un elemento | Pueden aplicarse varias directivas a la vez | Solo una a la vez | | Si el elemento se mueve | La configuración no lo sigue (se basa en el contenedor original) | Lo sigue dentro del mismo inquilino de Microsoft 365 | | Cómo se aplica | Indicando ubicaciones (sitios, buzones, usuarios) | La aplican los usuarios, automáticamente según condiciones o como etiqueta predeterminada de SharePoint | | Revisión para eliminación | No dispon